Office Manager / Team Assistant (w/f/d)

We are a fast-growing company operating in a dynamic and sometimes chaotic environment where things move quickly and not everything is perfectly structured. To keep our day-to-day operations running smoothly and support our continued growth, we are looking for an Office Manager / Team Assistant who takes full ownership of our office environment and operational backbone.

In this role, you ensure that everything works — from office management and CEO travel to onboarding and daily operations. You bring structure where needed, take initiative without waiting for instructions, and handle both larger responsibilities and small but critical tasks with the same level of reliability. Working closely with the entire team, you act as the central point that keeps things organized, efficient, and running.

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Deine Aufgaben werden sein ...

den Office-Alltag reibungslos zu gestalten und für eine strukturierte, organisierte und einladende Arbeitsumgebung zu sorgen
die volle Verantwortung für Office-Management, Ausstattung, Infrastruktur und die Koordination externer Dienstleister zu übernehmen
als zentrale Ansprechperson vor Ort für Teammitglieder und Gäste zu fungieren
einen reibungslosen Ablauf von Meetings, Interviews und dem täglichen Office-Betrieb sicherzustellen
Onboarding-Prozesse zu unterstützen und praktische, leicht nutzbare Materialien einschließlich KI-gestützter Tools vorzubereiten
Teamevents und Aktivitäten zu planen und zu organisieren, die die Zusammenarbeit fördern
Teams hands-on und lösungsorientiert zu unterstützen
bei der Vorbereitung von Dokumenten und administrativen Aufgaben zu unterstützen
Reiseplanung und Logistik für das C-Level zu koordinieren

Du passt perfekt zu uns, wenn …

du fundierte Erfahrung im Office Management, in der Koordination von Facilities oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle mitbringst
du über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit und ausgeprägtes Multitasking verfügst
du gerne Struktur in dynamische oder unübersichtliche Umgebungen bringst
du mit exzellenten Kommunikations- und zwischenmenschlichen Fähigkeiten sowie einer freundlichen und zugänglichen Art überzeugst
du eine hands-on Mentalität und eine stark lösungsorientierte Arbeitsweise mitbringst
du sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse besitzt

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Deine Benefits

Wir setzen uns dafür ein, Dir so viele Vorteile wie möglich zu bieten - von Fitness über Coachings bis hin zu exklusiven Rabatten und vielem mehr.

Mental health support

Ein professionelles & engagiertes Team

Budget für Deine Weiterbildung & persönliche Entwicklung

Fitness & Wellster-Bike-Club

ÖPNV-Zuschuss für Deinen täglichen Arbeitsweg

Zentral gelegenes Büro

Zuschuss zur Kinderbetreuung & Unterstützung bei der  Kita-Suche

Ein professionelles & engagiertes Team

Budget für Deine Weiterbildung & persönliche Entwicklung

Fitness & Wellster-Bike-Club

ÖPNV-Zuschuss für Deinen täglichen Arbeitsweg

Zentral gelegenes Büro

Zuschuss zur Kinderbetreuung & Unterstützung bei der  Kita-Suche

Wirf auch einen Blick in unsere FAQ, wenn Du Fragen hast.

Arbeiten bei Wellster macht richtig Spaß, weil das Team einfach super ist. Mit ihrer Leidenschaft und ihrem Teamgeist wird jede Herausforderung zu einer tollen Gelegenheit, gemeinsam zu wachsen und eine großartige Zeit zu erleben.

Elizaveta Porseva, 
Sr. People Manager

Wie läuft der Bewerbungsprozess normalerweise ab?

Nachdem Du uns Deinen Lebenslauf geschickt hast, wird sich unser HR-Team mit Dir in Verbindung setzen. Das erste Gespräch dient dazu, das Unternehmen und die Stelle besser kennenzulernen, und natürlich hast Du die Möglichkeit, Dich selbst vorzustellen. Danach folgt ein Gespräch mit Deinem zukünftigen Teamlead, gefolgt von einer Case Study Im letzten Schritt lernst Du das Team kennen und besuchst einen unserer Standorte. Während der Gespräche informieren wir Dich immer über die nächsten Schritte.

Wie lange dauert der Bewerbungsprozess?

Es dauert etwa eine Woche, bis wir uns nach der Einsendung Deines Lebenslaufs bei Dir melden. Wenn alles gut läuft, können die Vorstellungsgespräche innerhalb von 4 bis 6 Wochen abgeschlossen werden.

Wie ist es, bei Wellster zu arbeiten?

Eine schwierige Frage. Wir haben einige Kollegen gebeten, ihre Erfahrungen mit Songtiteln zu beschreiben. Einige der Antworten waren: Rolling in the Deep, Oh Happy Day, Show must go on und Eye of the Tiger. Was das bedeutet? Wir wissen es nicht genau, aber es macht den Eindruck, dass es den Leuten hier gefällt :)

Welche Sprache wird bei Wellster gesprochen?

Die offizielle Unternehmenssprache ist Englisch. Da wir bisher nur auf dem deutschen Markt tätig sind, müssen einige Personen / Abteilungen Deutsch sprechen.

Was, wenn ich noch mehr wissen möchte?

Informier Dich gerne auf unserer LinkedIn-Seite über Neuigkeiten und Ankündigungen.

Was, wenn ich weitere Fragen habe?

Schreib gerne eine E-Mail an career@wellsterhealth.com